Project Objectives

项目管理办公室将开始一项新的库存审查和问责制程序.

• 确定并任命每个项目中心/部门的DRK.
• 向各部门提供已知部门ID的列表.
• 向各部门提供已知设备清单(包括资本设备和非资本设备)
  • 指定的DRK将识别和添加未列入清单的设备，并移除已退役或处置的设备.

Why is this needed?

学校负责妥善保存记录, maintenance, 并妥善保管州和联邦的设备. 它有助于确保大学:

• 根据犯罪现场组和州里的规定.
• 符合联邦指南，特别是与赞助研究相关的
• 保持准确和及时的记录
• Maximizes use of resources
• 是否有适当的资产和供应管理

Property Management Roles & Responsibilities

行政副校长/大学首席财务官

大学行政副校长/首席财务官及其指定人员负责本政策的执行.

Property Survey Board (PSB)

我们大学的财产管理需要校园各个方面的参与. PSB的成立是为了监督大学的国有财产处置过程，并执行设备问责制. 委员会成员由下列部门代表组成:

• 采购和合同服务部主任
• Supervisor of Property Accounting
• GAAP Accountant
• Public Safety Officer
• Representative from IRT

至少有两名董事会成员将批准所有交易. 当一个部门对其财产库存管理不善或财产损失过大时，董事会主席将通知金融服务助理副总裁.

Property Management Office

对所有分配给加州州立大学的财产负责, 萨克拉门托是物业管理的责任. Detailed reports, documentation, 审计跟踪和涉及财产的交易保持良好的管理和审计目的. It is the responsibility of the Supervisor of Property Management to: ensure the proper use and maintenance of all property and equipment; promptly report any loss, damage, or misuse of property or equipment to the PSB and Public Safety; maintain current, complete, 以及准确的物业盘点记录, 跟踪学校各部门的设备分配情况，并向会计处提供所有捐赠财产的文件副本, sold, recycled, cannibalized, lost or stolen.

物业管理处亦负责:

• 设备标签，跟踪和维护校园财产库存记录.
• The application of the identification numbers to property; this function may be delegated to a campus department if appropriate controls are maintained. 至少每三年统筹或执行一次房地产盘存.
• 有关退休和地点变更的支持文件由物业管理部门保存，并在需要时提供给会计处，用于核对和编制文件.

Accounting Services Office

资本的进入和联邦财产的增加, retirements, 和地点更改为大学资产管理系统(AMS)和拍卖销售财务分配交易到部门账户. 所有的分录都是及时和定期的，以确保最新的库存记录.

系主任、院长、主任和项目管理员

这是系主任的责任, Deans, Directors, 和项目管理员控制和保护他们负责的所有有价值的项目, 包括按本程序要求对某些类型的财产进行跟踪和核算. Additionally, 他们负责确保在财产丢失或被盗时立即通知公共安全和财产管理主管，并在他们的部门有未被使用的财产时遵循处置国有财产的程序.

Department Record Keeper

各部门将指定一名部门记录管理员。, 委派专人负责财产和设备的责任. 部门代表负责以下工作:

• 监控财产的物理位置以及位置的变化, transfer requests, property turn in, salvage, and cannibalization.
• 报告所有遗失、丢失或被盗的财产.
• 及时向物业管理部门报告任何财产或设备的丢失、损坏或误用
• 与物业管理部门一起对资本设备进行年度盘点.
• 配合物业管理, 在永久的基础上对所有财产进行监测周期, 没有一个周期会持续超过三年. 一旦一个周期结束，一个新的周期就会开始.

Campus Employees

• 校园社区的每个成员都有保护和适当使用大学财产和设备的一般义务. 该义务包括但不限于:
• 在使用设备时合理小心，防止损坏并保持良好状态.
• 采取合理的安全防范措施，防止财产丢失、被盗或滥用.
• 向有关方面报告丢失、被盗、损坏或其他损坏的财产/设备.

University-wide Roles & Responsibilities  

University Departments

学校各院系对学生的监护负有主要责任, care, maintenance, 并控制分配给他们各自区域的财产. 大学院系的角色和职责定义如下.

University Employees

大学员工有保护大学财产的义务. 该义务包括但不限于:

• 仅为学校用途使用物业，不得将物业搬离校园，除非因学校公务需要，并根据物业管理办公室(PMO)的程序事先获得书面批准.
• 以适当的方式使用和维护财产. Property may not be sold, traded, 未经项目管理处事先书面授权，以任何方式丢弃或处置.
• 在与大学分离之前，将财产归还给大学.
• 采取合理的安全防范措施，防止财产丢失、被盗或滥用.
• 立即向公共安全和公共管理办公室报告丢失或被盗财产.

Department Record Keeper (DRK)

每个人都对大学的资产负责. 地区需要指定一名记录员负责管理和控制一个部门, college, program center, 或部门资产与项目管理办公室.

The DRK responsibilities:

• 维护本部门的以下财产记录-设备退房, 设备移交请求, and Equipment Loss reports.
• 确保财产仅供大学使用.
• 在未与项目管理办公室和采购服务部门协调的情况下，不能将财产以旧换新的形式返还给供应商.
• 协调直接交付给校园部门的库存的标签，并确保所有财产都有适当的标签.
• 确保所有财产得到妥善维护和保护.
• 协调和执行部门库存确认, 包括对所有资产的核查, 解决库存清单上的任何差异，并在规定的截止日期前向项目管理办公室提交批准的库存确认书.
• 与项目管理办公室协调实物盘点流程, 签署任何所需的实物库存证明表格，并应要求向项目管理办公室提供所有财产贷款记录;
• 与项目管理办公室协调内部/外部审计.
• 处理和维护物业出借记录(部门物业退房日志和校外贷款表格), 包括部门共享贷款的签收(日志), 核实校外贷款(表格)的到期日，并确认所有贷款财产的归还.
• 确保所有借出的物业在到期日期或之前归还，并确认所有借出的物业在良好的工作状态下归还.
• 过时的和剩余的财产转为PMO处置或再分配

Appropriate Administrator

适当的管理员是与项目管理办公室的部门财产相关事务的主要联系人和审批人，并负责.

• 确保所有的财产都有正确的标签，维护和安全.
• 审核和批准《澳门博彩官网》.
• 指定DRK和备用DRK.
• 当分配新的DRK或替代DRK时，在10个工作日内通知PMO.
• 根据项目管理办公室的建议，在签署清关证书之前，检查校园部门设备检查表和保管表，以确认所有财产已归还.
• 在部门批准之前，确定其区域内任何额外的部门批准要求.

Associate Vice President/Dean

助理副校长/院长负责对其管辖范围内的所有财产进行适当的问责和控制，并确保分配的财产被用于大学和部门的最佳利益. This position is responsible for.

• 批准所有非用于商务旅行的“校外”贷款.e. home use).