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Grants Academic Affairs

Summer and Fall 2024 and Spring 2025 UPDATES:

Application are due before March 1, 2025.

学生可以获得学术相关活动(ARA)补助金和学生学术发展(SAD)补助金，以帮助报销差旅费(酒店费用), airfare, etc.)和出席和/或参加会议的注册费, workshops, exhibitions, competitions, or other academically related activities. 请参阅下面的信息以及如何申请这些补助金. 此奖助金资助机会支持在正常教学环境之外扩展学生教育经验的活动. 我们鼓励所有学科的学生申请.

1) 5月1日之后参加的会议将在2024年夏/秋和2025年春接受申请, 2024 until May 1, 2025. If only virtual attendance at conferences is allowed, we will reimburse for registration to those conferences, 如果允许亲自出席会议，我们将能够报销注册和旅行费用(机票), hotel, etc.). If you attend a conference this summer, make sure to save all receipts, conference badges, and other materials to show your attendance. 补助金申请将在秋季学期开始时开始审核.

*注:我们将尽一切努力报销2024年5月和6月参加的会议, but funding is not guaranteed, may occur at the end of the year, 或者减少，因为这是在学年之外.*

2)目前所有申请必须以电子方式提交. The completed application must be emailed to scc@margaretdahm.com.

NOTE: Since an advisor needs to sign the application, 请与他们讨论获得他们签名的最佳方式. It can be an e-signature, 或者另一种方法来确认他们正在“签署”拨款申请表格(附上他们的电子邮件), etc.).

All receipts must be sent to Araceli Pimentel at araceli.pimentel@margaretdahm.com within two weeks of the end of the conference/workshop. 请参阅下面的“报销流程”部分，详细了解所需收据和其他文件的类型以及可以报销的购买.

这些基金支持学术相关活动(ARA)和学生学术发展(SAD) reimbursement only.

Eligibility

在参加会议期间，必须是萨克拉门托州立大学活跃的学生才有资格获得资助. 在参加会议之前已经毕业的学生没有资格获得资助.

Application Timeline

资金在申请提交时分发 first come, first served basis, through March 1, 2025. 不能保证全年都有资金可用. 学生应该在知道自己将参加会议后立即申请资金, 并鼓励尽早这样做，以最大限度地增加获得资金的机会.

Forms

Amount Awarded

  • ARA awards will not exceed $400 for in-state conferences and $600 for out-of-state conferences.
  • SAD awards will not exceed $400. SAD补助金不包括非安全交通费用, 但是住宿费和注册费会报销的.
  • 申请人有资格获得两个资助计划之间所要求的最高金额(在计划指导方针的参数范围内).
  • Full funding is not a guarantee.
  • 教务处工作人员将把申请人安排到适当的项目中，以最大限度地提高申请人的潜在报销金额.

Guidelines

  • When to Apply: 一旦你计划参加会议，你就有资格申请会议, 所以我们鼓励学生尽早申请. 在申请补助金后，可以接受会议. 请注意，申请资助的截止日期是3月，所以可能是在你的会议之前.
  • Group projects: 一起参加会议的学生团体不被视为“团体项目”，必须提交个人申请.
  • Budget: 不包括食物、课本、会员费、汽油费等费用吗. (broader list included in "Program Agreement" page). SAD补助金不包括非安全交通费用, 但是住宿费和注册费会报销的.
  • Receipts: Receipts do NOT need to be turned in with application. 但是，如果未能在截止日期前上交收据，则可能导致已授予的资金被没收.
  • Award Process: 所有申请人将通过电子邮件收到补助金资助状态的通知. 这些是报销补助金，只有在提交原始收据的情况下才会发放.
  • Combined Booking: If you are using a travel agency or booking online, lodging and transportation must be listed separately.
  • Failure to List Item: 预算中未列明的费用不予报销.

Reimbursement Process

  • 所有申请人将在截止日期后尽快收到电子邮件通知, usually within 6 weeks.
  • All receipts must have your name on the receipt (如适用)，并须注明费用已支付.
  • 可以要求在截止日期后作出特别安排. Exceptions are not guaranteed.
  • DO NOT 用“积分”支付机票或酒店的费用，因为积分不能报销.
  • Gas will NOT be reimbursed. 如果里程费用低于机票费用，您的旅行里程将得到报销.
  • Original receipts, boarding passes, name tags, copies of credit cards used, 必须提交最终报表才能从ARA补助金中报销.
  • 如果你和其他学生共享一个Airbnb或酒店房间, 请注意，我们需要一份备忘录，说明每个学生支付了多少钱. If one student picked up the full bill, 提交一份副本，并证明其他学生还了其中一名学生的钱(比如Venmo截图，包括双方的姓名)。. 所有学生都需要在备忘录上签字，说明所列金额是正确的，每个学生都需要提交自己的复印件和报销文件. If staying at a hotel you MUST 提供一份详细的声明，一张预订的截图是不够的.
  • 请注意，应付账款办公室人手不足，这意味着报销需要比预期更长的时间来处理, estimated 1-2 months 在你的文件被处理并提交给应付账款办公室之后.
  • 如获教务处职员通知，请填写一份 Vendor Data Form.
  • 助学金的发还须遵守大学的政策和发还指引.